Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать письма коллегам так, чтобы на них отвечали». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На курсах писательского мастерства часто говорят «показывай, а не говори». Это означает детальные описания: «Звуки пишущей машинки наполняли комнату, когда писатель скривил брови» вместо «Писатель писал».
Сделайте призыв к действию (CTA) заметным и ясным
Согласно исследованиям, которые отслеживают движения глаз, люди больше времени проводят на заголовках и первой яркой кнопке на веб-сайте.
Именно поэтому маркетологи-райтеры обычно делают только один призыв к действию на странице. Этот CTA не прячут в абзац текста, а выделяют жирным шрифтом на отдельной строке или размещают его на кнопке, чтобы он ещё больше привлекал внимание.
Когда вы пытаетесь донести свою мысль или, например, попросить коллегу предоставить отчёт о продажах, убедитесь, что ваш запрос выделяется визуально.
Понятное дело, что необязательно вставлять кнопки с CTA в те же электронные письма, но главное — чтобы призыв был один и не затерян в массиве текста. Не оставляйте никаких сомнений относительно того, что вы хотите от коллеги.
Визуализируйте свои мысли
Но контент-мейкеры идут дальше и дословно показывают то, о чём говорят. Недавнее исследование показало, что 41% пользователей смотрят видео о продуктах на сайтах e-com. Этим пользователям визуальный контент помогает представить продукт у себя в руках. Однако не любое видео подойдёт для таких целей. Важно добраться до сути за 30 секунд или меньше и сохранять сдержанный темп для сложных процессов в любой инструкции.
То же касается, например, и рабочего фидбэка. Среди контент-мейкеров популярна платформа Loom, которая позволяет записывать свой экран и одновременно с ним говорить. Она помогает асинхронно общаться, избегая длинных текстовых сообщений или продолжительных видеоколлов.
Конечно, если у вас нет достаточного объёма информации для записи видео, всегда можно добавить скриншоты с комментариями, чтобы донести свою мысль. Но видео во многих ситуациях и приятнее, и понятнее.
Запрос на предоставление документов
Для оформления различных деловых и личных вопросов часто необходимо предоставить определенные документы. В данной статье мы рассмотрим разновидности запросов на предоставление документов, кому и как следует отправить запрос, а также предложим образцы составления запроса.
При составлении запроса на предоставление документов важно определить, какие документы вам требуются. Как правило, в запросе следует указать четкую информацию о необходимых документах, их количестве и форме предоставления. Также необходимо указать крайний срок предоставления документов, если он у вас имеется.
Есть различные варианты отправки запроса на предоставление документов. Самый распространенный вариант – направить запрос по электронной почте. Для этого следует отправить письмо на адрес электронной почты организации, ответственной за предоставление документации.
Распространенные ошибки при написании письма-запроса
1. неправильный адрес
Одной из наиболее распространенных ошибок при написании письма-запроса является неправильное обращение к адресату. Важно убедиться, что вы правильно указали имя и должность получателя. При необходимости проведите дополнительное исследование, чтобы найти информацию о получателе.
2. отсутствие ясности и точности
Особенно важно четко и ясно выразить свои мысли в анкете. Избегайте путаницы и двусмысленности, используя конкретные и четкие формулировки. Убедитесь, что в запросе содержатся все необходимые детали и сведения, чтобы избежать недоразумений.
3 — Неправильное форматирование и структура
Распространенными ошибками при написании письма-вопроса являются неправильное форматирование и отсутствие четкой структуры. Важно разбить письмо на абзацы и использовать точки для заголовков и списков, чтобы сделать его более четким и удобным для чтения. Проверьте письмо на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, чтобы избежать негативного впечатления о вашем исследовании.
4. неуместное поведение и неподобающий тон
Еще одной распространенной ошибкой является использование в письмах-запросах грубого поведения и неуместного тона. Важно помнить, что вы обращаетесь к другим людям и выражаете свои мысли с уважением и вежливостью. Избегайте использования оскорбительных выражений и неуместного юмора.
5. Отсутствие признания и демонстрации заинтересованности
В конце письма выражайте признательность и демонстрируйте заинтересованность в ответе. Поблагодарите получателя за потраченное время и усилия и покажите, что вы готовы рассмотреть любую информацию или советы, которые вы можете предоставить. Благодарность и заинтересованность могут повысить вероятность положительного ответа на ваш запрос.
Электронная почта с запросом на возврат средств
Это электронное письмо с запросом написано клиентом, который хочет узнать больше о возврате и возмещении средств за продаваемые товары. Этот шаблон дает подробное описание товаров и объясняет, почему требуется возврат средств.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Недавно я приобрел несколько товаров в вашем магазине и хотел бы узнать больше о вашей политике возврата и возврата денег. Речь идет о [ представьте подробное описание предметов ] .
К сожалению, получив товар, я обнаружил, что он не соответствует моим ожиданиям. Есть несколько проблем с товарами [ уточните подробности ] . Поэтому я хотел бы запросить возврат средств за эти товары в соответствии с установленной вами политикой возврата.
Не могли бы вы предоставить мне необходимую информацию о процессе возврата и любую необходимую документацию? Кроме того, я был бы признателен, если бы вы сообщили мне ожидаемые сроки обработки возврата средств.
Благодарим Вас за внимание к этому вопросу. Я с нетерпением жду быстрого ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Кто составляет документ
Документ создается от имени учреждения. Готовить текст сообщения может любой сотрудник. Чаще всего к составлению привлекают специалистов, которые разбираются в направлении запроса. Важным условием является действие работника в интересах своего руководства и организации.
Готовить документ может сам руководитель. При привлечении сотрудников к составлению письма важно провести согласование текста сообщения с начальником. Если не сделать этого, то могут появиться спорные и конфликтные моменты, недоразумения. Предварительное утверждение исключит такие ситуации.
Выделяют письма, которые должны передаваться лично в руки адресату. В этом случае составлять документы должен сам директор. Он направляет запрос непосредственно руководству другого предприятия. Вскрывать такую корреспонденцию запрещено всем, кроме получателя.
Перед тем, как выбирать способ отправки, необходимо определить, носит ли запрос официальный процессуальный характер. Если получатель однозначно обладает необходимыми сведениями и обязан их выдать, следует направить запрос посредством Почты России, заказным письмом с уведомлением о вручении. Так на руках у отправителя останется подтверждение обращения, которое в последствии выступит основанием для подачи искового заявления в суд. Если контрагент или государственное ведомство умышленно утаивают какие-то данные, заявитель вправе истребовать их в судебном порядке. Недобросовестному держателю информации в любом случае придётся их выдать, а также понести ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Во всех остальных случаях, когда решение об удовлетворении вопроса принимается его получателем, допускается направлять документ в виде скана на адрес электронной почты. Следует отметить, что официальная бумага в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом представителя.
Установленные законодательством сроки
Для рассмотрения запросов на предоставление информации существуют установленные законодательством сроки. В соответствии с Законом РФ «О доступе к информации» запросы должны быть рассмотрены в течение 30 календарных дней с момента их поступления.
Однако, в некоторых случаях, правовой акт может предусматривать другие, более сжатые сроки для рассмотрения запросов. Например, в случае запроса, связанного с нарушением прав граждан или защитой интересов государства, срок рассмотрения запроса может быть сокращен.
В случае невозможности предоставления информации в установленные сроки, ответ на запрос составляется в письменной форме, и в нем должны быть указаны причины задержки и ожидаемый срок предоставления информации.
Пожалуйста, обратите внимание, что установленные законодательством сроки являются максимальными, и рассмотрение запроса может занять меньшее время в зависимости от конкретной ситуации и объема запрашиваемой информации.
Как оформить и отправить письмо-запрос
Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
- Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
Как оформить деловое письмо на английском языке
Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?
1. Дата
В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.
2. Деловое письмо: реквизиты получателя
- Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
- Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
- Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
3. Адрес получателя
Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.
4. Обращение к получателю
Обычно это:
- Dear Madam.
- Dear Sir.
- Dear Sir or Madam.
- Dear Mrs.
Виды деловой переписки
Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
— официальная/неофициальная переписка;
— внутренняя и внешняя.
К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.
Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.
Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.
Стиль делового общения
Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.
Особенности общения:
Строгость конструкций
Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
Использование смайликов
Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе
В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
Приветствие по имени и отчеству
Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность
Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
Ответ в течение двух суток
Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
Отсутствие назойливости
Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
Правило зеркала
Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
Поздравление с праздниками
Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
Благодарность
Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.
Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.
Советы по написанию письма с просьбой о предоставлении информации
Вот список советов, которые вы можете рассмотреть при написании письма с просьбой о предоставлении информации:
-
Сохраняйте позитивный настрой: Хотя отправка письма с просьбой о предоставлении информации может показаться пугающей, особенно если вы плохо знаете получателя, сохраняйте позитивный настрой и сосредоточьтесь на цели вашей просьбы. Вы можете встретить организацию или человека, который может предоставить вам необходимую информацию и будет рад помочь вашему проекту, инициативе или исследованию.
-
Выражайте свои мысли ясно: Когда вы просите информацию, важно выражаться ясно и кратко, чтобы получатель понял вашу просьбу и причину, по которой вы заинтересованы в получении информации. Это поможет им чувствовать себя уверенно при обмене информацией с вами или организацией, в которой вы работаете, и может помочь вам установить прочный контакт с читателем.
-
Будьте готовы к компромиссу: Хотя вы можете выразить конкретные временные рамки или крайний срок, к которому вы надеетесь получить информацию, вам может быть полезно быть готовым к компромиссу. Например, человек может быть в состоянии предоставить вам только часть информации, которую вы ищете, и сохранение гибкости может помочь вам принять то, что он предлагает, с благодарностью и смирением.
-
Поймите свою аудиторию: Вашей аудиторией может быть друг или коллега, специалист из университета или крупной организации. От того, как вы обращаетесь к получателю и какой стиль письма используете, могут зависеть ваши профессиональные отношения с аудиторией, а понимание подходящего тона поможет вам оставаться дружелюбным и профессиональным.
-
Учитывайте внешние факторы: При запросе информации учитывайте внешние факторы, такие как юридические ограничения или доступ, зависящий от времени. Эти обстоятельства могут помешать человеку поделиться с вами информацией или затруднить соблюдение сроков, поэтому вам будет полезно учесть эти детали при написании письма-запроса.
Как оформляют информационные письма
Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.
Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.
При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:
- поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
- верхние и нижние отступы от края листа;
- выравнивание текста по ширине;
- абзацы с отступами 1.25 см;
- при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
- размер межстрочного интервала 1-1.5;
- нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
- допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).