Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнять трудовую книжку в 2024 году: с помощью какой ручки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Если сотрудник желает отказаться от перехода и сохранить бумажную ТК, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать заявление на переход и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход сотрудника на электронную трудовую книжку является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, то после перехода на ЭТК он имеет право на сохранение бумажного версии документа. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант ТК.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной. Эта мера обеспечивает плавность полного перехода к новой системе.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Государственные приоритеты в системе вносимых записей
- Учет трудовой деятельности населения. Одной из главных задач системы вносимых записей является учет и отражение фактической трудовой деятельности граждан. Для этого в трудовой книжке указываются все места работы, должности, периоды занятости и основные сведения о выполнявшихся работах.
- Соблюдение трудовых прав и обязанностей. Важным приоритетом является соблюдение трудовых прав и обязанностей работников. В трудовой книжке отражаются все виды трудовых отношений, а также информация о выполнении трудовых функций и выполнении трудовых договоров.
- Социальная защита и льготы. Государство обеспечивает социальную защиту работников и предоставляет различные льготы. В трудовой книжке могут быть указаны сведения о получении пособий по временной нетрудоспособности, стажевых надбавок и других видов государственной поддержки.
- Повышение квалификации и профессиональное развитие. Система вносимых записей также отражает информацию о повышении квалификации и профессиональном развитии работников. В трудовой книжке может быть указано о прохождении курсов повышения квалификации, профессиональных тренингов и других мероприятий, способствующих росту профессионального уровня.
- Дополнительные отметки и сведения. Кроме основных приоритетов, система вносимых записей позволяет отражать дополнительные отметки и сведения. В трудовой книжке могут быть указаны награды и поощрения работника, заметки о профессиональных достижениях и другие события, имеющие значение для трудовой биографии работника.
Важно отметить, что государственные приоритеты в системе вносимых записей могут меняться в соответствии с требованиями и изменениями законодательства. Работникам необходимо внимательно следить за актуальной информацией и осуществлять внесение записей в соответствии с новыми требованиями и правилами.
Новые типы записей, вносимых в трудовую книжку
С появлением 2024 года в трудовую книжку будут вноситься новые типы записей, отражающие современные изменения в трудовых отношениях. Новые записи позволят более полно отразить профессиональную деятельность работника и обеспечить доступ к актуальной информации.
Одним из новых типов записей будет отражение принадлежности работника к определенным профессиональным организациям. Эта информация будет полезна как работодателям, так и работникам. Работодателям она даст возможность оценить профессиональную активность работника, а работникам — получить преимущество при поиске работы.
Еще одной новой записью будет информация о работе в качестве ведущего специалиста на конкретном проекте. Эта информация поможет работодателям оценить опыт и квалификацию работника, а также будет отражать его вклад в реализацию проектов.
Также в трудовую книжку вноситься информация о прохождении специальных курсов и тренингов. Это позволит учитывать и отслеживать постоянное повышение квалификации работников, что является важным фактором в современном мире.
Кроме того, будут вноситься записи о работе на удаленных проектах и виртуальных командах. Это отражение новых трудовых реалий и позволит работодателям получить информацию о работе работника в непривычной среде.
Записи о размере оплаты труда
В трудовую книжку вносятся записи о размере оплаты труда, которые отражают информацию о заработной плате работника. Эти записи необходимы для подтверждения факта получения определенного заработка и предоставления доказательств при возникновении споров.
Размер оплаты труда, указанный в трудовой книжке, может включать следующие данные:
- Тарифная ставка – указывается конкретная сумма, на которую установлена оплата труда работника за одно рабочее время.
- Премии и надбавки – указываются дополнительные суммы, которые начисляются работнику за выполнение определенных условий, например, за выполнение плана производства или работы в ночное время.
- Доплаты и надбавки – указываются суммы, которые начисляются работнику в случае выполнения определенной работы или нахождения в условиях, предусмотренных законодательством (например, работы в тяжелых условиях или вредных и опасных производственных средах).
Важно отметить, что все указанные записи должны быть четкими, однозначными и соответствовать действительности. В случае возникновения изменений в размере оплаты труда, работнику следует обратиться к работодателю для внесения соответствующих изменений в трудовую книжку.
Записи о начислениях и удержаниях
В трудовой книжке вносятся записи о начислениях и удержаниях, которые касаются заработной платы работника. Они отражают все платежи, выплачиваемые работнику, а также суммы, удерживаемые с его зарплаты по разным основаниям.
В разделе о начислениях указываются следующие сведения:
| Наименование | Сумма | Дата начисления |
| Оклад | 30000 руб. | 01.01.2024 |
| Надбавка за выслугу лет | 5000 руб. | 01.01.2024 |
| Премия | 10000 руб. | 01.02.2024 |
Раздел 2: Изменения связанные с предоставлением отпусков
Согласно изменениям, вносимым в трудовую книжку в 2024 году, предоставление отпусков будет оформляться следующим образом:
1. Длительность отпуска: В соответствии с законодательством, предусмотренным трудовым кодексом Российской Федерации, рабочий имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительностью не менее 28 календарных дней. Также работнику могут быть предоставлены дополнительные дни отпуска с учетом стажа работы и других условий, установленных законом.
2. Заявление на отпуск: Для предоставления отпуска работник должен подать заявление в письменной форме. В нем должна быть указана дата начала и окончания отпуска, а также желаемое направление отдыха, если таковое имеется. Заявление подписывается работником и руководителем организации или его уполномоченным представителем.
3. Запись о предоставлении отпуска: По окончании отпуска, работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Запись должна содержать даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. При этом, работодатель может использовать электронную форму для внесения записи.
4. Отказ от отпуска: Работнику может быть отказано в предоставлении отпуска только по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. В случае отказа от предоставления отпуска, работодатель обязан письменно мотивированно сообщить об этом работнику.
5. Форма справки о предоставленных отпусках: Работодатель обязан предоставить работнику справку по форме Т-4 о предоставленных отпусках. В справке должны быть указаны даты предоставленных отпусков и их продолжительность. Справка выдается работнику по его требованию при увольнении или переводе на другую работу.
Трудовая книжка 2024: что, как и когда записывать
Основные записи:
- Первая запись: Дата приема на работу, должность, подразделение, образование, квалификация.
- Записи о переводах: Дата перевода, новая должность, подразделение.
- Записи о работе вахтовым методом: Даты начала и окончания вахты, место работы, временное место жительства.
- Записи о командировках: Даты начала и окончания командировки, место работы в командировке.
- Записи о больничных: Даты начала и окончания больничного, диагноз, врачебное заключение.
Дополнительные записи:
- Записи о наградах: Дата награждения, награда, наименование учреждения, в котором произведена награда.
- Записи об изменении ФИО: Дата изменения ФИО, причина изменения.
- Записи о прохождении обучения: Дата начала и окончания обучения, наименование образовательного учреждения, полученная квалификация.
- Записи о присвоении ученой степени: Дата присвоения степени, наименование ученого звания.
- Записи о повышении квалификации: Дата начала и окончания повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, полученная квалификация.
Записи в трудовую книжку следует вносить немедленно после события, которое требует такой записи. В случае изменения личных данных работника (например, ФИО), вносить запись следует в течение 3 рабочих дней после получения документов, подтверждающих такое изменение. Важно также помнить, что все записи в трудовой книжке должны быть написаны разборчивым почерком и подписаны руководителем организации или его заместителем.
Помощь и рекомендации
- Внимательно заполняйте личные данные, такие как фамилия, имя, отчество, дата рождения и место рождения. Убедитесь, что все данные записаны без ошибок и соответствуют документам.
- Заполняйте раздел «Образование» в соответствии с вашими достижениями. Указывайте годы обучения, наименование учебного заведения и полученную квалификацию.
- В разделе «Трудовая деятельность» укажите все места работы, начиная с самой первой. Для каждого места работы укажите даты начала и окончания работы, название организации, должность и основные обязанности.
- Не забывайте указывать все виды выплат, которые вы получали, такие как заработная плата, премии, надбавки и другие дополнительные выплаты.
- В разделе «Отпуск» укажите все виды отпусков, которые вы использовали, и их длительность. Также укажите причину использования отпуска.
- Проверьте правильность заполнения трудовой книжки перед ее предоставлением работодателю или другим заинтересованным лицам.
Пользуясь этими рекомендациями, вы сможете правильно заполнить трудовую книжку и избегнуть ошибок, которые могут вызвать проблемы в будущем. Если у вас возникли вопросы или трудности, не стесняйтесь обращаться за помощью к специалистам в сфере кадрового делопроизводства или юристам.
Как правильно заполнять трудовую книжку для максимальной надежности
1. Внимательно заполняйте персональные данные
Первоначальная страница трудовой книжки предназначена для заполнения личными данными работника. Убедитесь в правильности указания своего полного имени, даты и места рождения. Эта информация должна быть совпадать с данными из документов, удостоверяющих личность.
2. Корректно вводите информацию о предыдущих местах работы
При указании дат начала и окончания работы на предыдущем месте трудоустройства, будьте внимательны и точны. Укажите полное наименование организации, ее адрес и контактные данные. В случае наличия трудовой книжки у предыдущих работодателей, необходимо получить их печать в разделе «Заключение трудового договора (контракта)».
3. Следите за правильностью оформления записей о трудовой деятельности
При заполнении разделов о проработанных периодах на каждом месте работы, следите за точностью и четкостью записей. Укажите должность, период работы, объем выполняемых обязанностей и достижения. Это поможет предоставить полную информацию о ваших рабочих навыках и уровне компетенции.
Важно помнить, что трудовая книжка является документом, подтверждающим ваш опыт работы и квалификацию. Поэтому следует тщательно заполнять все разделы, чтобы исключить возможные расхождения в информации и уберечься от проблем в будущем.
Рекомендации по выбору ручки для заполнения трудовой книжки
1. Стандартные требования
При выборе ручки для заполнения трудовой книжки важно учитывать ее соответствие стандартным требованиям. Рекомендуется использовать ручку с чернилами на водной основе, которая обеспечивает четкость и читаемость написанного текста. Можно выбрать ручку с синим или черным цветом чернил, но главное, чтобы они были устойчивыми к выцветанию и не размазывались.
2. Эргономика и удобство использования
Ручка для заполнения трудовой книжки должна быть удобной и комфортной для письма. Рекомендуется выбирать ручку с эргономичным дизайном и комфортным захватом. Это поможет избежать усталости и дискомфорта в руке при длительном заполнении документа.
3. Устойчивость к выцветанию
Для долговременного хранения трудовой книжки важно выбирать ручку с чернилами, которые не выцветают со временем. Это поможет сохранить четкость и читаемость записей на протяжении всего срока эксплуатации документа. Рекомендуется выбирать ручки с качественными чернилами, которые обеспечивают стойкость цвета.
4. Запас чернил и возможность замены
При выборе ручки для заполнения трудовой книжки рекомендуется обращать внимание на наличие запасных чернил и возможность их замены. Это позволит удлинить срок службы ручки и избежать проблемы с ее использованием при исчерпании чернил.
5. Цена и доступность
Необходимо учитывать цену и доступность выбранной ручки. Рекомендуется выбирать ручку, которая соответствует вашему бюджету и легко приобретается в магазинах или онлайн-платформах. Это позволит избежать дополнительных затрат и неудобств при покупке запасных чернил или замене ручки.
Помните, что правильный выбор ручки для заполнения трудовой книжки позволит вам точно и аккуратно оформить все необходимые записи и обеспечит сохранность информации на долгое время.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.