Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С помощью каких отчетов можно найти ошибки в 6-НДФЛ в 1С: ЗУП ред. 3.1?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начнем с того, что если налоговый агент предоставил расчет с некорректными данными, то, согласно ст. 126.1 НК РФ, на него налагается штраф 500 руб. за 1 документ. Однако если агент успел подать исправленный документ раньше, чем ошибка была обнаружена налоговиками, наказание применено не будет. В связи с этим целесообразно подать уточненный расчет, чтобы избежать не только штрафа, но и вопросов проверяющих.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
«Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) с 2021 года входит в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1 и подаётся не за квартал, а только за год. Если данные, приведённые в приложении, требуют исправления, то корректирующую информацию нужно оформить следующим образом:
- в поле «Номер справки» указать номер первичной справки, поданной ранее;
- в поле «Номер корректировки сведений» при предоставлении корректирующей справки взамен первичной нужно указать соответствующий номер корректировки («01», «02» и т.д.); если справка является аннулирующей, то в поле проставляется значение «99».
Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?
Ошибка в реквизитах
Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.
Об исправлении реквизитов читайте в материале .
Не выделены строки 010-050 для каждой ставки налога
При заполнении раздела 1 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 010-050 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 010-050 для каждой ставки, а в строках 060-090 будут суммарные данные по всем ставкам.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде
Данные по строкам 040 и 070 не должны быть равны. Если организация выплачивает зарплату в следующем месяце, то НДФЛ удержит тоже в следующем, но начислит в текущем. Например, если зарплата на июнь 10 000 руб. выплачивается 5 июля, тогда в расчете за полугодие будут следующие данные:
Такой же подход применим и к зарплате за декабрь предыдущего года. Она не попадает в раздел 1 как начисленная, зато будет отражена в разделе 2 как выплаченная.
Ошибка в количестве физлиц
Исправлению также подлежит некорректное количество физлиц по строке 060. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды, даже если он был уволен и опять принят в штат.
Ошибка в заполнении строк 100-120
Ошибкой при заполнении строки 100 является указание даты выдачи зарплаты, а не последнего дня месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А в строке 110 как раз указывается день, когда работники получили зарплату на руки (см. предыдущую таблицу с примером), НДФЛ должен быть перечислен не позднее следующего дня (строка 120).
В строке 120 должна быть указана дата согласно требованиям НК РФ, а не дата, когда налоговый агент сделал перевод в бюджет. Данные по этой графе сверяются налоговиками с их информацией по поступлению оплаты в бюджет. И если деньги поступили позже, чем следующий день после выплаты зарплаты, налоговому агенту поступит вопрос от ФНС. Например, зарплата была выплачена 7 июня, а налог перечислен 13 июня. В строке 110 указываем 7 июня, а в строке 120 — 8 июня.
Ошибочное указание дохода за вычетом НДФЛ в строке 130
В строке 130 указывается доход до вычета НДФЛ, то есть начисленный доход. Если была указана иная сумма, следует подавать уточненку.
Чтобы избежать ответственности за нарушения, сделанные при составлении отчета, необходимо подать уточненную форму до того, как налоговый орган проверит изначальный документ. Необходимо учитывать все поступающие разъяснения налоговиков, отследить которые можно в новостях нашего сайта.
Не за все недостоверные сведения в 6-НДФЛ компании грозит штраф. Новые штрафы за ошибки в 6-НДФЛ и опоздание с расчетом – в таблицах.
Новые штрафы за ошибки в 6-НДФЛ
За недостоверные сведения в 6-НДФЛ инспекторы вправе оштрафовать компанию на 500 руб. – статья 126.1 НК РФ. Кодекс не объясняет, что считать недостоверными сведениями. Раньше ФНС говорила, что оштрафовать можно за любую ошибку в расчете (письмо от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515).
Но если неточность не привела к недоимке и не нарушила права физлиц, проверяющие должны учесть смягчающие обстоятельства (ст. 112 НК РФ). К тому же, если компания нашла ошибку раньше проверяющих и исправила ее, штрафа не будет. Это прямо написано в пункте 2 статьи 126.1 НК РФ.
Сейчас позиция налоговиков изменилась. Теперь налоговики простят ошибки в 6-НДФЛ, если выполняются два условия. Первое условие – ошибка должна привести к недоимке по налогу. Например, в разделе 2 расчета компания случайно завысила налог, но в бюджет заплатила верную сумму. Второе условие – ошибка нарушила права работника – например, право на вычеты.
Новая позиция чиновников убережет компании от лишних штрафов – письмо от 16 ноября 2016 г. № БС-4-11/21695. Допустим, в строке 110 и 120 расчета 6-НДФЛ бухгалтер записал одинаковый срок удержания и уплаты НДФЛ и такую же дату указал в платежке. За такую ошибку в 6-НДФЛ налоговики не оштрафуют. Другие примеры безопасных ошибок в таблице 1. А опасные ошибки – в таблице 2.
В письме № БС-4-11/21695 чиновники также напомнили, как показывать неденежные подарки в 6-НДФЛ. Если выдали подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который других доходов от компании в течение года не получит, отразите это в обоих разделах расчета. В разделе 1 приведите суммы дохода и налога по строкам 020 и 040. А по строке 080 покажите, что налог невозможно удержать. В разделе 2 пишите дату выдачи подарка и сумму по строкам 100 и 130. Налог не удерживаете, поэтому по строкам 110-120 и 140 ставьте нули. Образец – ниже.
Когда корректировки можно не подавать?
Есть ситуации, при которых налоговым агентам разрешено не предоставлять уточнённые декларации. К ним относятся:
- предъявление документов на имущественный вычет с опозданием. Работник подал заявление на вычет заранее, а подтверждающие документы принёс намного позже. За прошлые периоды корректировки не подаются, а пересчитанный НДФЛ указывается в месяце получения документов;
- в последние 3 месяца года сотрудник поменял свой статус (стал резидентом, или наоборот). Новый расчёт НДФЛ коснётся только годовой декларации. За прошлые периоды изменения не требуются.
Образец корректировки 6-НДФЛ прошлого налогового периода
Покажем пример заполнения уточнённой декларации.
После сдачи формы 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года обнаружились недостоверные данные: одному из сотрудников компенсировали использование личного автомобиля для производственных нужд в размере 20 тысяч рублей за январь 2023 года. Сумма была выплачена 10 февраля, НДФЛ удержан и перечислен до 28 февраля (второй срок перечисления), но данные по ним в раздел 1 декларации не попали. Как составить корректировку?
Титульный лист. Те же самые данные, что и в первоначальном отчёте, кроме кода корректировки (1—) и даты заполнения.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в приложении № 1 ранее представленного расчёта за год, в состав корректирующего расчёта надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточнённой справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»;
- при представлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация!
По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке.
Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода.
К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы.
Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.
Штрафы за некорректные данные в расчете: как избежать
Начнем с того, что если налоговый агент предоставил расчет с некорректными данными, то, согласно ст. 126.1 НК РФ, на него налагается штраф 500 руб. за 1 документ. Однако если агент успел подать исправленный документ раньше, чем ошибка была обнаружена налоговиками, наказание применено не будет. В связи с этим целесообразно подать уточненный расчет, чтобы избежать не только штрафа, но и вопросов проверяющих.
Напомним, что при подаче уточненного расчета в графе «Номер корректировки» указывается 001, если это первый уточняющий расчет, 002 — если второй и т. д. Форма должна быть заполнена полностью, ошибочная информация заменяется на правильную. Разберем основные проблемы заполнения расчета, которые могут повлечь корректировки и подачу уточненки.
Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.
При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация!
По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке.
Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода.
К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы.
Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.
Во втором разделе расчёта следует указать даты получения дохода физлицами, а также даты удержания налога. Причём в этом разделе указывается только операции за последние три месяца. Например, если расчет заполняется за 2017г., то второй раздел должен содержать информацию по операциям за октябрь, ноябрь и декабрь этого года. Если заполнять показатели этого раздела нарастающим итогом, это будет грубым нарушением.
Заполняя строки 100 – 140, наиболее часто является такая ошибка: неверно указывается дата фактического получения дохода, дата удержания дохода и его перечисления.
Налог с дохода работника удерживаются на дату фактической выплаты. Распространяется такое правило на любые виды выплат, кроме доходов в натуральной форме или в виде матвыгоды. Предположим, что зарплату за ноябрь выплатили в последний день месяца, тогда второй раздел должен содержать операции по следующим датам:
- Строка 100 – на 30 ноября;
- Строка 110 – на 30 ноября;
- Строка 120 – на 1 декабря.
Таким образом, не все ошибки в расчёте 6-НДФЛ требуют исправлений. Бухгалтеру особенно следует обратить внимание на дату начисления доходов, дату удержания налога и перечисления его бюджет. С путаницей в этих датах связаны самые распространённые ошибки при заполнении 6-НДФЛ. К примеру, в 120 строке второго раздела расчета указывают дату, не позднее срока перечисления налога в бюджет. Срок по зарплате – следующий после выплаты день, для больничного – последний день того месяца, в котором выплачивался больничный.
Напомним, что за ошибки, найденные налоговиками в 6-НДФЛ грозит штраф 500 рублей. Кроме того, ошибки эти нужно исправить в срок до 5 рабочих дней. А если с исправлениями организация в срок не уложится, ей грозит штраф 5 000 рублей.
Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?
Ошибка в реквизитах
Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.
Об исправлении реквизитов читайте в материале .
Не выделены строки 010-050 для каждой ставки налога
При заполнении раздела 1 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 010-050 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 010-050 для каждой ставки, а в строках 060-090 будут суммарные данные по всем ставкам.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде
Данные по строкам 040 и 070 не должны быть равны. Если организация выплачивает зарплату в следующем месяце, то НДФЛ удержит тоже в следующем, но начислит в текущем. Например, если зарплата на июнь 10 000 руб. выплачивается 5 июля, тогда в расчете за полугодие будут следующие данные:
Такой же подход применим и к зарплате за декабрь предыдущего года. Она не попадает в раздел 1 как начисленная, зато будет отражена в разделе 2 как выплаченная.
Ошибка в количестве физлиц
Исправлению также подлежит некорректное количество физлиц по строке 060. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды, даже если он был уволен и опять принят в штат.
Ошибка в заполнении строк 100-120
Ошибкой при заполнении строки 100 является указание даты выдачи зарплаты, а не последнего дня месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А в строке 110 как раз указывается день, когда работники получили зарплату на руки (см. предыдущую таблицу с примером), НДФЛ должен быть перечислен не позднее следующего дня (строка 120).
В строке 120 должна быть указана дата согласно требованиям НК РФ, а не дата, когда налоговый агент сделал перевод в бюджет. Данные по этой графе сверяются налоговиками с их информацией по поступлению оплаты в бюджет. И если деньги поступили позже, чем следующий день после выплаты зарплаты, налоговому агенту поступит вопрос от ФНС. Например, зарплата была выплачена 7 июня, а налог перечислен 13 июня. В строке 110 указываем 7 июня, а в строке 120 — 8 июня.
Ошибочное указание дохода за вычетом НДФЛ в строке 130
В строке 130 указывается доход до вычета НДФЛ, то есть начисленный доход. Если была указана иная сумма, следует подавать уточненку.
Во втором разделе расчёта следует указать даты получения дохода физлицами, а также даты удержания налога. Причём в этом разделе указывается только операции за последние три месяца. Например, если расчет заполняется за 2017г., то второй раздел должен содержать информацию по операциям за октябрь, ноябрь и декабрь этого года. Если заполнять показатели этого раздела нарастающим итогом, это будет грубым нарушением.
Заполняя строки 100 – 140, наиболее часто является такая ошибка: неверно указывается дата фактического получения дохода, дата удержания дохода и его перечисления.
Налог с дохода работника удерживаются на дату фактической выплаты. Распространяется такое правило на любые виды выплат, кроме доходов в натуральной форме или в виде матвыгоды. Предположим, что зарплату за ноябрь выплатили в последний день месяца, тогда второй раздел должен содержать операции по следующим датам:
- Строка 100 – на 30 ноября;
- Строка 110 – на 30 ноября;
- Строка 120 – на 1 декабря.
Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.
До 2016 года отчетом по перечисленным налоговым сборам с физлиц от организации была только справка 2-НДФЛ. Срок ее подачи в инспекцию − до конца марта года, следующего за отчетным. Теперь к 2-НДФЛ присоединился Отчет 6-НДФЛ, и он сдается в инспекцию ежеквартально.
Налоговики разработали контрольные соотношения между этими формами. Важно, чтобы информация по сотрудникам из 2-НДФЛ соотносились с общими показателями по всем физлицам из первого раздела с итоговыми годовыми данными Отчета 6-НДФЛ.
Возможно, что 2-НДФЛ и Отчет по 6-НДФЛ не сойдутся по контрольным соотношениям из-за последней в году зарплаты, она начислена может быть в декабре текущего года, а выдана на руки или перечислена карты сотрудникам в январе будущего года. Таким образом, НДФЛ начислен будет в декабре, а удержан в январе. В Отчет по 6-НДФЛ сумма налоговых удержаний за декабрь не включается, удержания появятся в этом отчете в январе, а информация указывается только в строке «начислено». В справке же 2-НДФЛ начисленные налоговые удержания отражаются в текущем периоде, независимо от того, в каком месяце они будут удержаны. То есть, начисленный на декабрьскую зарплату НДФЛ, попадает в справку 2-НДФЛ. Ошибкой такое несоответствие не считается. Читайте подробнее, как заполнить 2-НДФЛ, если зарплата начислена, но не выплачена.
По всем остальным несоответствиям контрольных соотношений руководителю предприятия предстоит сдать уточненку, например:
Некоторым руководителям предприятий, сдающим 6-НДФЛ, штрафные санкции (за ошибки по несоответствиям) кажутся незначительными. Тщательно проверяйте уточненный Отчет на соответствие 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (уточненка). Штрафные санкции по таким несоответствиям повторно – только начало неприятностей налогоплательщика, за ним последуют дополнительные уточнения и даже проверки.
Нюансы заполнения корректировки
Во время корректировки декларации следует учитывать следующие нюансы:
- Был неправильно указан код ОКТМО, если вышеупомянутый код относится к той территории, с которой работает ИФНС, и в которую и была сдана декларация. В том случае, если код ОКТМО не имеет никакого отношения к организации, сдающей декларацию, то следует вначале сдать корректирующий отчет с нулевыми цифрами, дабы обнулить декларацию , а уже затем присылать отчет с правильно прописанным кодом. Кроме того, нелишним будет отправить в ИФНС письмо, в котором бы уточнялось, что 6-НДФЛ аннулируется из-за того, что в нем был неправильно прописан код.
Если же вы решите отправить декларацию с правильно прописанным кодом как первичный отчет, то, скорее всего, вам придется оплатить штраф.
- В декларации были объединены те сведения, которые должны были разделить по подразделениям. При такой ошибке уточнить можно будет лишь сданный отчет, а все остальные придется переделывать и сдавать как первичные . При этом важно соблюдать сроки, иначе придется оплатить штраф за не вовремя сданные отчеты.
В каких ситуациях придется сделать корректирующий отчет
Неверное указание ИНН или наименования отчитывающегося лица, кода ИФНС, в которую направлен отчет, ошибка в номере периода или года, за который сделан отчет, не позволят ИФНС принять первичный отчет вообще, и его придется делать и направлять заново. В этой ситуации особенно важно не пропустить крайний срок представления отчетности, т. к. на работодателя за его несоблюдение может быть наложен штраф за непредставление отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Прочие ошибки могут быть исправлены путем подачи уточняющей (корректирующей) отчетности. Причем для большинства ошибок важным моментом является самостоятельное их выявление отчитывающимся лицом, что может избавить от штрафа, полагающегося за искажение включенных в отчет сведений (ст. 126.1 НК РФ).